Imaginez une usine de voitures. Les commandes sont envoyées à l’usine, une série d’étapes – les mêmes pour chaque véhicule – est effectuée par une équipe de travailleurs alors que le véhicule navigue sur la chaîne, et une voiture finie sort à la fin. Cela fonctionne parce que tout le monde sait ce qui doit être fait à chaque étape. Chaque étape a été définie à l’avance, et le mouvement de la voiture est analogue à l’avancement de la tâche en cours. C’est l’une des façons les plus efficaces et facilement compréhensibles d’organiser les charges de travail – et une que des outils comme Trello ont étendue aux travaux de connaissances, au secteur des services, voire aux projets personnels. Trello est une suite de gestion de projet, dans laquelle des « cartes » numériques et un flux de travail virtuel (ou « tableau ») prennent la place des pièces de voiture et de la chaîne de production que nous avons décrites ci-dessus. Chaque « carte » contient une tâche ou une responsabilité, et elle est regroupée avec d’autres cartes selon leur position dans votre flux de travail. Vous pourriez avoir un groupe – ou une liste – pour les tâches à faire, une deuxième liste pour les tâches en cours, et une autre pour les tâches terminées. Ou, si vous travaillez sur un site web, les cartes pourraient être organisées par équipe : une liste de tâches pour les designers, une autre pour vos codeurs, une troisième pour les rédacteurs, et ainsi de suite, jusqu’à l’équipe qui met chaque page en ligne. De cette façon, lorsque la tâche passe de la première équipe à la suivante, ils peuvent glisser la carte de la colonne de conception au groupe de codage. Vos codeurs sauront en un coup d’œil qu’il leur incombe désormais de faire avancer cette partie du projet. En décomposant les flux de travail en étapes, les organisations peuvent mieux comprendre ce qui doit être fait à chaque étape et dans quel ordre les tâches doivent être abordées. Et, au fur et à mesure que les étapes sont déplacées d’une colonne à l’autre, chaque membre de l’équipe a une vue en direct de l’avancement du projet et des éventuels goulets d’étranglement qui se forment. Cela aidera lors de l’allocation du budget et des ressources.
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